У вас учёт и документооборот в СБИС: каталог товаров на восемьсот позиций, цены и остатки — там же. Партнёр просит «пришлите актуальный прайс», b2b-площадка — «загрузите каталог по нашему шаблону». Вы делаете экспорт, открываете файл — и видите два десятка колонок: внутренние идентификаторы, коды групп, три вида цен, ставки НДС. Отдать такое наружу нельзя: получателю нужны пять понятных колонок, а не ваш учёт изнутри. Ниже — как из выгрузки СБИС быстро собрать чистый файл.
Как выглядит экспорт каталога из СБИС
Номенклатура в СБИС живёт в разделе каталога — в зависимости от версии он называется «Каталог», «Товары» или «Номенклатура». Экспорт обычно запускается из меню списка: пункт «Экспорт» или «Выгрузить в Excel» в меню «Ещё» либо кнопка на панели действий. Точные названия пунктов различаются между Windows-клиентом, веб-версией и Saby, поэтому ориентируйтесь на слово «Экспорт» в разделе с вашими товарами, а не на пошаговые инструкции от чужой версии.
На выходе — XLSX: первая строка заголовки, дальше по строке на позицию. Но это выгрузка для учёта, а не для внешнего получателя: кроме наименования и цены в ней лежат идентификаторы записей, коды групп, единицы измерения, ставки НДС и несколько типов цен разом. Состав колонок зависит от конфигурации и настроек — у одного будет «Код», у другого «ID номенклатуры», — но общая картина стабильна: служебных полей заметно больше, чем товарных.
Почему сырую выгрузку нельзя отдать получателю
- Внутренние идентификаторы. ID записи и коды групп нужны самому СБИС для связей. Для партнёра это мусор, для площадки — колонки, которых нет в её шаблоне.
- Несколько цен в одном файле. Закупочная, розничная, специальная — наружу должна уйти одна. Закупочную показывать контрагенту вообще не стоит.
- Служебные признаки. Ставки НДС, типы номенклатуры, признаки архивности — полезны внутри учёта, снаружи это шум.
- Лишние строки. Архивные позиции с нулевым остатком и снятые с производства товары попадают в выгрузку вместе с актуальными.
Площадка такой файл просто отклонит: её шаблон ждёт строгий набор полей. Партнёр-человек файл не отклонит, но задаст десять вопросов вида «а какая из трёх колонок — цена для меня». Похожая ситуация у пользователей другого оператора ЭДО: чистку выгрузки Диадок мы разбирали в отдельной статье.
Собираем чистый файл в конвертере
Выгрузку из СБИС руками править не нужно — загрузите её в конвертер прайсов как есть: файл перетаскивается на страницу, без установки и регистрации.
Шаг «Структура». Если над заголовками есть служебные строки — название организации, дата выгрузки, — укажите, с какой строки начинается таблица, верх отрежется. Шапка обычно в одну строку, так что схлопывать многострочные заголовки не придётся.
Шаг «Колонки». Основная работа здесь. Удалите всё учётное: ID, коды, ставки, лишние типы цен. Оставьте то, что ждёт получатель, — как правило, это «Артикул», «Наименование», «Цена», «Остаток». Переименуйте заголовки под приёмник: площадке — как в её шаблоне, человеку — понятные «Товар» и «Цена, ₽». Порядок колонок переставляется перетаскиванием. Если в наименование нужно добавить бренд, склейка по шаблону {Бренд} {Наименование} соберёт его из двух колонок, а действие «Округлить» приведёт цены к целым рублям.
Шаг «Фильтры». Условие «остаток больше 0» выкидывает позиции не в наличии, «цена больше 0» — архивные строки без цены. Условий может быть несколько, они складываются. Подробнее про такую чистку — в статье про очистку прайса от мусора.
Экспорт. На выходе два варианта: XLSX со значениями без формул — для партнёра-человека, и CSV в UTF-8 с точкой с запятой — для загрузки на площадку или в чужую учётную систему.
Раз в неделю — по сохранённому шаблону
СБИС каждый раз выгружает один и тот же состав колонок, поэтому настройка разовая. После регистрации сохраните её шаблоном: следующая выгрузка обрабатывается в три клика — загрузить файл, применить шаблон, скачать результат. Регулярная задача «в понедельник отправить прайс» сжимается до пяти минут.
Если получателей несколько и каждому нужны свой состав колонок и своя цена, удобна схема «один мастер-прайс — много выгрузок»: как её выстроить, показано в статье про прайсы для дилеров.
Частые вопросы
Где в СБИС кнопка экспорта каталога?
Зависит от версии: в Windows-клиенте, веб-версии и Saby меню устроено по-разному. Общий ориентир — раздел с каталогом или номенклатурой, дальше пункт «Экспорт» или «Выгрузить в Excel» в меню «Ещё» либо на панели действий списка. Если не находите, наберите «экспорт» во встроенной справке СБИС.
Нужен не Excel, а CSV — СБИС так умеет?
СБИС выгружает каталог в Excel. Дальше файл загружается в конвертер, и на выходе скачивается CSV в UTF-8 с разделителем «точка с запятой» — такой формат принимают большинство площадок и учётных систем.
Партнёру нужны только позиции в наличии — как их оставить?
Добавьте на шаге «Фильтры» условие «остаток больше 0» и сохраните настройку шаблоном. При следующей выгрузке позиции с нулевым остатком отсекутся автоматически.
Каталог на 12 000 позиций — конвертер справится?
Бесплатно и без регистрации обрабатываются файлы до 2 МБ — это примерно тысяча строк. После регистрации лимит вырастает до 5 МБ и 10 000 строк. Более крупные каталоги — на платных тарифах, там же доступен API для автоматической обработки.