Как подготовить прайс для поставки в Магнит

Переговоры с розничной сетью дошли до дела: категорийный менеджер заинтересовался ассортиментом и просит прислать коммерческое предложение и прайс «в нашем формате». Рабочий прайс, который вы рассылаете дилерам, здесь не пройдёт: в нём нет штрихкодов, цена дана одной колонкой «с НДС», внизу строка «Итого», а сверху — двухэтажная шапка с акциями месяца. Разбираем, какое место прайс занимает в пакете документов поставщика, что сети обычно требуют в файле и как собрать такую спецификацию из своего прайса за один вечер.

Где прайс в пакете документов поставщика

Состав пакета у каждой сети свой и утверждается её процедурами, но структура почти везде одинаковая:

• Анкета и карточка компании: реквизиты, ИНН, банковские данные, контакты, сведения о производстве или дистрибуции.
• Документы на товар: декларации и сертификаты соответствия, отказные письма, для пищевой продукции — ветеринарные сопроводительные документы.
• Коммерческое предложение: условия работы, отсрочка платежа, маркетинговые и логистические условия.
• Логистика: откуда отгружаете, кто везёт, на каких условиях.
• Прайс-лист или спецификация ассортимента — главный файл: перечень всех SKU с идентификаторами и закупочными ценами.

Именно по последнему файлу сеть заводит товары в свою систему, поэтому к нему и предъявляется больше всего формальных требований. Актуальный состав пакета и форму спецификации всегда уточняйте у своего категорийного менеджера: шаблоны у сетей периодически меняются.

Что сети обычно требуют в файле с ассортиментом

Точный набор колонок определяет шаблон конкретной сети, но типовой минимум выглядит так:

• Артикул поставщика: стабильный и уникальный в пределах файла — по нему сеть потом сопоставляет ваши обновления.
• Штрихкод EAN-13 на каждую позицию: тринадцать цифр, без пробелов и букв; ведущие нули не должны теряться при экспорте. Как чинить типовые ошибки со штрихкодами, разобрано в статье про штрихкоды в прайсе.
• Наименование по правилам сети: бренд, суть товара, фасовка или вес — одним текстом, без «!!!» и «ХИТ».
• Цены раздельно: закупочная цена без НДС и отдельно с НДС, плюс ставка НДС по позиции. Подробнее про ведение двух колонок — в материале о ценах с НДС и без НДС в прайсе.
• Кратность: штук в транспортном коробе и минимальная партия заказа — без этого закупщик не посчитает логистику.
• Сроки годности и остаточные сроки для пищевых категорий.
• Формат: XLSX, одна таблица на листе, без объединённых ячеек, формул, макросов и «красивых» шапок.

Общие принципы таких требований и как их фиксировать на своей стороне описаны в статье про требования сетей к прайсу.

Собираем файл для сети из рабочего прайса

Переделывать учётную выгрузку руками не нужно — приведите её к шаблону сети в конвертере EasyExcel. Порядок такой:

1. Загрузка и «Структура». Загружаете рабочий прайс (XLS, XLSX или CSV), указываете, с какой строки начинается таблица, схлопываете двухэтажную шапку и удаляете строки-разделы каталога и «Итого» внизу.
2. «Колонки» под шаблон. Переименовываете колонки точно в названия из шаблона сети («Артикул» → «Артикул поставщика»), переставляете в нужном порядке, удаляете лишние — себестоимость и дилерскую наценку сеть видеть не должна.
3. Чистка цен. Действием «Убрать пробелы» убираете разделители тысяч, «Заменить текст» вычищаете «руб.» из чисел.
4. Вторая колонка цены. Если в прайсе цена без НДС, а сеть просит обе — действием «Умножить» на 1,2 (или 1,1 для льготной ставки) получаете цену с НДС, затем «Округлить» при необходимости. Ставку НДС добавляете колонкой-константой, если она одна на весь ассортимент.
5. «Фильтры». Оставляете только живой ассортимент: «остаток больше 0», убираете снятые с производства позиции и строки, где «не содержит Итого».
6. Экспорт. Скачиваете XLSX со значениями без формул — именно такой файл и ждут загрузчики сетей.

Настройки сохраните как шаблон «Спецификация для сети»: следующее обновление цен уйдёт к менеджеру через пару минут после выгрузки из учётной системы, а не после вечера ручной правки.

Чек-лист перед отправкой категорийному менеджеру

Файл, который возвращают на доработку, — это минус неделя переписки. Пройдитесь по списку перед отправкой:

1. Шаблон актуальный: запросите свежую версию у менеджера, если с прошлой отправки прошло больше пары месяцев.
2. EAN-13 в порядке: тринадцать цифр на позицию, ведущие нули на месте, нет дублей одного штрихкода на разных SKU.
3. Цены сходятся: «без НДС» × ставка = «с НДС», нет пробелов в числах и букв «руб.».
4. Кратность и минимальная партия заполнены на всех позициях, без прочерков.
5. Артикулы уникальны, повторов строк нет.
6. Одна таблица на листе: нет пустых строк, строк-разделов, объединённых ячеек, формул и макросов.
7. Контрольная выборка из 5–10 строк сверена с учётной системой — цены и остатки совпадают.
8. Имя файла понятное: «Поставщик_спецификация_ГГГГ-ММ-ДД.xlsx», а не «прайс_финал_2.xlsx».

Частые вопросы

Сеть просит прайс «в нашем формате», но шаблон не присылает. Что делать?

Попросите у категорийного менеджера файл-шаблон или доступ к кабинету поставщика, где он лежит, — это нормальная рабочая просьба. Если ответа нет, соберите спецификацию по типовому минимуму: артикул, EAN-13, наименование, цена без НДС, цена с НДС, ставка НДС, кратность — и прямо напишите в письме, что готовы подогнать файл под их формат, как только получите образец.

В рабочем прайсе цена с НДС, а сеть просит без НДС. Как пересчитать?

Делением на 1 плюс ставка: для 20% цена без НДС равна цене с НДС, делённой на 1,2, для 10% — на 1,1. В конвертере это действие «Умножить» на 0,8333 или 0,9091 соответственно, затем «Округлить». После пересчёта сверьте контрольную строку с учётной системой, чтобы исключить копеечные расхождения.

Можно ли отправить спецификацию в PDF или скриншотом таблицы?

Нет. Сети загружают ассортимент в свою систему автоматически, поэтому нужен XLSX или CSV с чистой таблицей. PDF и картинку машинально не разобрать — такой файл просто вернут, а сроки запуска сдвинутся.

Как часто придётся обновлять спецификацию для сети?

При каждом изменении цен или ассортимента, а условия и сроки уведомления сети об изменении закупочных цен фиксируются в договоре. Чтобы регулярное обновление не превращалось в ручную работу, сохраните настройки конвертации шаблоном: новая выгрузка из учётной системы превращается в файл для сети за пару минут.