Письмо от менеджера категории Ленты звучит просто: «Пришлите заполненную спецификацию по нашему шаблону до четверга». Дальше начинается работа: у вас есть рабочий прайс на 500–800 позиций со своими колонками, а сеть ждёт строго заданный набор полей, только согласованный ассортимент и цены, которые вы обязаны держать весь период договора. Разбираем, что такое спецификация для сети, какие поля в неё входят и как собрать файл из своего прайса за полчаса, а не за день ручной правки.
Чем спецификация отличается от прайса
Прайс-лист — рабочий документ: весь ассортимент, текущие цены и остатки, обновляется хоть каждую неделю и ни к чему не обязывает. Спецификация — приложение к договору поставки: зафиксированный перечень товаров с ценами и условиями, который подписывают обе стороны.
Из этого следуют три практических отличия:
- Фиксированный ассортимент. В спецификацию попадает не весь прайс, а матрица, согласованная с байером сети: иногда 30 позиций из трёхсот.
- Фиксированные цены на период. Прайс можно пересчитать завтра, а цену из спецификации — только через дополнительное соглашение. Ошибка в цене здесь стоит денег весь срок договора.
- Формальные поля. Сети нужны данные для учётной системы и ЭДО: штрихкоды, кратность коробов, сроки поставки — то, чего в рабочем прайсе часто нет.
Спецификации бывают не только сетевые: для госзакупок и коммерческих тендеров логика похожая, но поля и правила другие — про это отдельный разбор в статье про тендерную спецификацию.
Какие поля обычно ждёт сеть
Точный набор смотрите в шаблоне, который прислал менеджер, — у каждой сети он свой и периодически меняется. Но костяк у спецификаций стабильный:
| Поле | Что пишем | Типовая ошибка |
|---|---|---|
| Артикул поставщика | Ваш внутренний код позиции | Пробелы, разный регистр букв |
| Наименование | Как в УПД и на упаковке | Сокращения «не как в документах» |
| Штрихкод (EAN-13) | 13 цифр без пробелов | Потерянный ведущий ноль, текст вместо числа |
| Цена | За единицу, числом; с НДС или без — по шаблону | Пробелы-разделители тысяч, «руб.» в ячейке |
| Кратность | Штук в транспортном коробе, числом | Текст «12 шт/кор» вместо 12 |
| Срок поставки | Дней с момента заказа | Пусто или «по согласованию» |
| Срок годности | Дней или месяцев, как в шаблоне | Диапазон «6–9 мес» там, где ждут число |
Если работаете с несколькими сетями, не перепутайте шаблоны: требования похожи, но не совпадают — например, логика файла для другой сети разобрана в статье про прайс для поставки в Магнит.
Собираем спецификацию из рабочего прайса
Вручную это перенос колонок через буфер обмена и час проверок глазами. В конвертере EasyExcel та же работа делается по шагам, а настройки сохраняются как шаблон на будущее:
- Шаг «Структура». Загружаете свой прайс, указываете, с какой строки начинается таблица, схлопываете многоэтажную шапку и удаляете строки-разделы каталога — сети нужен плоский список товаров.
- Шаг «Колонки». Удаляете лишнее (остатки, розничные цены, внутренние пометки), оставляете поля спецификации и переименовываете их точно как в шаблоне сети: «Цена закупки» в «Цена без НДС, руб.» и так далее.
- Недостающие поля. Срок поставки или ставка НДС одинаковы для всего файла — создаёте колонку действием «Константа». Если в прайсе нет штрихкода, его придётся подтянуть из учётной системы заранее: выдумывать EAN нельзя.
- Чистка значений. Действия «Убрать пробелы» и «Заменить текст» убирают из цен разделители тысяч и «руб.», из артикулов — случайные пробелы.
- Шаг «Фильтры». Оставляете только согласованную матрицу: условие по списку артикулов, по категории или по признаку «включено в договор». Заодно отрезаете нулевые остатки и строки «Итого».
- Экспорт. Скачиваете XLSX со значениями, без формул — то, что ждёт учётная система сети.
Сохраните настройки как шаблон «Лента — спецификация»: через квартал, когда сеть попросит обновлённую версию, вы загрузите свежий прайс, примените шаблон и получите файл за пару минут вместо повторной сборки.
Типовые ошибки, из-за которых спецификацию возвращают
- Дубли артикулов или штрихкодов. Одна позиция встречается дважды — из-за строк-разделов или повторной выгрузки. Как быстро найти и убрать повторы, описано в статье про удаление дубликатов в Excel.
- Лишние строки. «Итого», названия категорий, пустые строки между разделами — в плоской таблице их быть не должно.
- Не та цена. Розничная вместо закупочной, с НДС там, где ждут без НДС, старая цена из прошлого прайса. Перед отправкой сверьте выборку из 5–10 строк с договорными условиями.
- Наименование «не как в документах». В спецификации «Молоко 3,2% 1л», в УПД — «Молоко питьевое ультрапастеризованное 3,2%, 1 л». При приёмке и в ЭДО это порождает расхождения.
- Текст в числовых полях. Кратность «12 шт/кор», срок поставки «2–3 дня» — учётная система сети такое не импортирует.
Частые вопросы
Можно ли включить в спецификацию не весь прайс, а часть ассортимента?
Нужно. Сеть согласовывает конкретную матрицу, и спецификация должна содержать только её. Соберите полный файл по шаблону, а затем фильтром оставьте согласованные позиции — по списку артикулов или по категории.
В шаблоне сети есть поле, которого нет в моём прайсе. Что делать?
Если значение одинаковое для всех строк — например, срок поставки или условия оплаты, — добавьте колонку-константу в конвертере. Если значения разные, как штрихкод EAN, данные сначала подтягивают из учётной системы: выдумывать обязательное поле или оставлять его пустым нельзя.
Цены в спецификации указывать с НДС или без?
Как написано в шаблоне и договоре — у сетей встречаются оба варианта. Если в вашем прайсе цены не в том виде, пересчитайте их действием «Умножить» и округлите до копеек действием «Округлить», а не вручную в каждой строке.
Как часто придётся обновлять спецификацию?
При изменении цен, выводе позиций или добавлении новых — обычно через дополнительное соглашение раз в квартал или по факту изменения. Сохранённый шаблон конвертации сводит обновление к загрузке свежего прайса и контрольной выборке.