Поставщик согласовал ассортимент с тремя сетями — и получил три разных шаблона: у одной колонка называется «Штрихкод EAN-13», у другой «EAN», у третьей «Код товара», плюс разный порядок колонок и три разных формата даты. Каждую неделю файл собирается трижды вручную, и каждую неделю одна из сетей возвращает его с ошибкой. Хорошая новость: под расхожими шаблонами у сетей лежит почти одинаковый набор требований. Разберём, что совпадает, что различается и как не переделывать файл руками под каждую сеть.
Общий знаменатель: что требуют почти все
Независимо от сети файл поставщика нужен закупщику и системе мерчандайзинга для одного и того же: понять, что это за товар, по какой цене его покупать и как он физически приедет на распределительный центр. Поэтому ядро требований у сетей совпадает:
- Штрихкод EAN-13 — главный идентификатор позиции. По нему товар заводится в справочник сети и связывается с карточкой на кассе и в учёте. Позиция без штрихкода или с неуникальным кодом не пройдёт автопроверку.
- Цены с НДС и без НДС — отдельными колонками. Сеть считает маржу от закупочной цены без налога, а на ценник идёт цена с налогом. Одна колонка «цена» без уточнения почти всегда вызывает вопросы.
- Кратность — минимальная упаковка: сколько штук в транспортном коробе. Заказ формируется коробами, поэтому «кратность 12» значит: заказать можно 12, 24, 36 — но не 20.
- Сроки — срок годности в днях или срок поставки в рабочих днях. От них зависит, в какие регионы товар поедет и как быстро его ждать на РЦ.
- Контакты и реквизиты — поставщик, ИНН, ответственный менеджер. Часть сетей просит держать это в шапке файла или в отдельных колонках-константах.
Зачем сети каждое из этих полей — удобно свести в одну таблицу:
| Требование | Зачем оно сети |
|---|---|
| EAN-13, уникальный | Связать товар со справочником, кассой и карточкой в приложении |
| Цена без НДС | Расчёт маржи, бюджета закупки и ретро-бонусов |
| Цена с НДС | Быстрая проверка итоговой стоимости и печать ценников |
| Ставка НДС | Разные категории идут по разным ставкам — 10% или 20% |
| Кратность коробу | Автозаказ целыми коробами, планирование мест на РЦ |
| Срок годности / поставки | Допуск к заказу и расчёт остаточного срока на полке |
| Бренд и производитель | Категорийная матрица и отчётность по брендам |
| Контакты менеджера | Кому писать, если заказ не сойдётся с накладной |
Где сети расходятся
Расхождения начинаются не в составе данных, а в их оформлении. Типовые точки различий:
- Названия колонок. «Штрихкод», «EAN», «EAN-13», «Код товара» — смысл один, заголовки разные. Автопроверка ищет точное название из шаблона.
- Порядок колонок. Одна сеть ждёт сначала штрихкод, другая — артикул поставщика, третья — наименование. Для ручной проверки это мелочь, для загрузчика — несовпадение структуры.
- Формат дат. ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ-ММ-ДД или «срок годности, дней» числом. Дата, записанная текстом вида «12 авг.», ломает импорт у всех.
- Числа. Где-то цена нужна с копейками через точку, где-то — целыми рублями; количество — только целым.
- Сам файл. XLSX строго по шаблону из кабинета или CSV с заданным разделителем и кодировкой.
Конкретику смотрите в актуальном шаблоне сети — требования периодически меняются. Разборы по отдельным сетям: как подготовить прайс для Магнита, требования X5 к файлам поставщиков и спецификация для Ленты.
Один мастер-файл вместо трёх прайсов
Рабочая схема выглядит так: вы ведёте один мастер-файл с полным набором колонок — штрихкод, артикул, наименование, бренд, обе цены, ставка НДС, кратность, сроки, остаток. Под каждую сеть из него собирается свой файл: убраны лишние колонки, остальные переименованы и выстроены в нужном порядке. Править цены при этом нужно в одном месте, а не в трёх файлах сразу.
В конвертере такая разводка делается за четыре шага:
- «Структура». Загружаете мастер-файл как есть: указываете, с какой строки начинается таблица, многострочная шапка схлопывается в одну строку, служебные строки-разделы удаляются.
- «Колонки». Удаляете всё, что сети не нужно, переименовываете оставшееся под её шаблон («Штрихкод EAN-13» → «EAN»), переставляете в требуемом порядке. Действия доводят значения: «Округлить» — цены до рублей или до копеек, «Убрать пробелы» — числа из вида «1 200» в 1200, «Заменить текст» — приводит обозначения единиц к виду сети. Нет какой-то колонки в мастере, но сеть её требует — добавьте константу: одно значение на весь столбец.
- «Фильтры». Оставляете только то, что реально отгружается этой сети: «остаток больше 0», конкретные категории, без выведенных позиций.
- «Экспорт». На выходе — XLSX со значениями без формул или CSV в UTF-8 с точкой с запятой.
Настройку под каждую сеть сохраните шаблоном после регистрации: в следующий раз загружаете свежий мастер-файл, выбираете шаблон «Магнит», «X5» или «Лента» — и сразу забираете готовый файл. На каждом шаге видно живое превью, так что несовпадение видно до отправки, а не в отказе сети. Проверить на своём прайсе можно бесплатно и без регистрации — на файлах до 2 МБ.
Перед отправкой: короткий чек-лист
- Штрихкоды уникальны, по 13 цифр, без пробелов и букв.
- Цены — числами, обе колонки (с НДС и без) заполнены, ставка указана.
- Кратность и сроки — целыми числами, без слов «шт.» и «дней» в ячейке.
- Заголовки колонок совпадают с шаблоном сети символ в символ, порядок — тоже.
- В файле нет строк «Итого», пустых разделов и листов, которых нет в шаблоне.
Актуальные формы всегда сверяйте с шаблоном в кабинете поставщика конкретной сети: сети обновляют требования, и файл, принятый в прошлом квартале, может не пройти в этом.
Частые вопросы
Можно ли отправлять один и тот же файл во все сети?
Нет: даже при одинаковом наборе данных различаются названия и порядок колонок, формат дат и чисел. Держите один мастер-файл, а под каждую сеть собирайте файл по её шаблону — конвертер делает это из мастера в один клик.
Что делать, если у товара нет штрихкода EAN-13?
Без штрихкода сеть товар не заведёт: это её главный идентификатор. Зарегистрируйте коды в системе GS1 на свою продукцию — для импортёра это обычно делает поставщик бренда. Самодельные коды из серии «внутренний артикул» автопроверку не проходят.
Цены указывать с НДС или без?
Обычно обеими колонками: сеть считает маржу от цены без налога, а цену с налогом использует для ценника и проверок. Точный состав колонок смотрите в шаблоне своей категории в кабинете сети.
Сеть вернула файл с ошибкой «несоответствие шаблону» — где искать?
Почти всегда дело в оформлении, а не в данных: лишняя или переименованная колонка, дата текстом, пробелы в числах, строка «Итого» внизу. Сравните свой файл с актуальным шаблоном сети колонка за колонкой или прогоните файл через конвертер с сохранённым шаблоном под эту сеть.