Дилер просит «пришлите свежие остатки», маркетплейс ждёт файл для обновления количества на складе, партнёр по дропшиппингу хочет видеть, что можно продавать прямо сейчас. Учёт при этом один — в МойСклад. Выгрузить остатки оттуда можно в пару кликов, но отправлять сырой файл наружу нельзя: внутри себестоимость, служебные поля и позиции, которых давно нет на складе. Разберём, как из выгрузки МойСклад за несколько минут собрать аккуратный файл под конкретного получателя — и сделать это регулярной процедурой, а не ручной работой каждый понедельник.
Как выгружаются остатки и товары из МойСклад
Рабочих источника два, и назначение у них разное:
- Отчёт «Остатки». Складской отчёт, который показывает позиции с количеством на складах на текущий момент. Выгружается в Excel — это основной файл для партнёров и площадок.
- Справочник товаров. Выгрузка списка номенклатуры из раздела товаров. Подходит, когда получателю нужен перечень ассортимента с ценами, а остатки вторичны.
Интерфейс МойСклад периодически меняется, поэтому точные названия кнопок и пунктов меню проверяйте в своём кабинете — ищите «Экспорт» или «Выгрузить в Excel» в разделе отчётов или товаров. На выходе в любом случае будет xlsx-файл. Обратная задача — загрузка товаров в МойСклад из прайса поставщика — разобрана в отдельной статье.
Почему сырую выгрузку нельзя отправить как есть
Отчёт «Остатки» — внутренний документ для склада, а не прайс для внешнего мира. Что в нём обычно лишнее или опасное:
- Себестоимость и закупочные цены. Отдать дилеру свою закупку — значит показать всю маржу. Эти колонки должны уйти из файла первыми.
- Служебные поля учёта. Внешний код, путь по группам, признаки архивности, примечания склада — для получателя это мусор, который мешает читать файл.
- Нулевые и минусовые строки. Отчёт выводит всю номенклатуру, включая выведенную из ассортимента. Сотни строк с нулём раздувают файл и сбивают дилера с толку.
- Разбивка по складам. При нескольких складах остатки могут идти отдельными строками по каждому — а партнёру нужен один суммарный остаток.
- Шапка отчёта. Название, дата формирования, отборы — лишние строки перед заголовками таблицы.
Сборка файла под получателя в конвертере
Загрузите выгрузку как есть в конвертер для МойСклад — файл сразу появится в живом превью, и дальше всё решается настройками на четырёх шагах:
- «Структура». Укажите, с какой строки начинается таблица, — шапка отчёта с датой и отборами отрежется автоматически.
- «Колонки». Оставьте только то, что нужно получателю: артикул, наименование, остаток, цену. Себестоимость и служебные поля удалите. Названия приведите к привычным для получателя: «Количество», «Остаток на складе», «Цена дилера».
- Действия на колонках. Если в выгрузке закупочная цена, добавьте наценку действием «Умножить» (например, ×1,12) и «Округлить» до рублей — на выходе чистые числа, без формул.
- «Фильтры». Условие «остаток больше 0» уберёт всё, чего физически нет на складе. Подробная механика условий — в статье про удаление строк по условию.
На выходе — XLSX со значениями, который можно сразу отправлять дилеру в почту или загружать в кабинет маркетплейса как файл обновления остатков.
Одна выгрузка — несколько получателей
Исходник один, а файлов из него обычно нужно несколько:
- Дилеру: артикул, наименование, ненулевой остаток, цена с вашей наценкой. Полный разбор этого сценария — в статье про прайс для дилеров.
- Маркетплейсу: артикул продавца и количество — минимум, который кабинет принимает для обновления остатков. Точный шаблон проверяйте в своём кабинете площадки.
- Партнёру по дропшиппингу: то же, что дилеру, плюс колонка с датой актуальности — в конвертере её добавляет действие «константа» на всю колонку.
После регистрации настройки сохраняются шаблонами: «дилеры», «маркетплейс», «дропшиппинг». Рутина сжимается до минуты: выгрузили остатки из МойСклад → применили нужный шаблон → скачали → отправили. Один и тот же исходник, три готовых файла, ноль ручной правки в Excel.
Частые вопросы
Как не показать дилеру себестоимость?
Удалите колонку с себестоимостью на шаге «Колонки» ещё до экспорта — в итоговом файле её просто не будет. Заодно уберите прочие внутренние поля: внешний код, группы, примечания склада. Наружу отправляйте только файл, собранный в конвертере, а не исходную выгрузку.
Нужны суммарные остатки, а отчёт даёт разбивку по складам
Настройте отчёт в МойСклад так, чтобы остаток считался суммарно по всем складам, или выгружайте по одному основному складу — точные настройки зависят от текущей версии интерфейса. Конвертер дальше доведёт файл до вида получателя: колонки, фильтры, наценка.
Нулевые остатки отправлять или нет?
Дилеру — нет: строки с нулём только мешают читать прайс, уберите их фильтром «остаток больше 0». Маркетплейсу — иногда да: нулевой остаток гасит карточку, которую вы временно не продаёте, и это лучше, чем заказ на отсутствующий товар.
Как часто обновлять файл остатков для партнёров?
Ориентируйтесь на оборот склада: при активных продажах — ежедневно, при спокойных — раз-два в неделю. С сохранённым шаблоном конвертера каждое обновление занимает около минуты, поэтому частота перестаёт быть проблемой.