Позиция закончилась на складе в четверг, а в пятницу на неё пришло шесть заказов с маркетплейса. Отмены, минус к рейтингу карточки, объяснения с покупателями — и всё это при том, что сигнал «пора заказывать» был виден в прайсе ещё неделю назад. Чтобы не ловить такие сюрпризы, у каждой ходовой позиции должен быть минимальный остаток — и способ быстро найти все строки, где остаток уже ниже этого порога. Разберём и расчёт, и фильтрацию.
Что такое минимальный остаток
Минимальный остаток — это количество товара, при достижении которого пора запускать закупку. В литературе его называют точкой заказа: пока остаток выше порога, живём спокойно; коснулся порога — формируем заказ поставщику, потому что за время поставки остаток успеет уйти в ноль.
Важно не путать порог со страховым запасом. Страховой запас — это подушка на форс-мажор (поставщик задержал, спрос скакнул), а минимальный остаток — рабочая отметка «заказывай сейчас». На практике порог обычно уже включает страховку, и в прайсе достаточно одной колонки.
Как посчитать порог на пальцах
Бытовая формула умещается в одну строку:
минимальный остаток = скорость продаж в день × срок поставки в днях + страховка
Пример. Картридж уходит по 4 штуки в день, поставщик везёт 10 дней. Значит, за время поставки продастся 40 штук — это минимум, который должен лежать на складе в момент заказа. Добавляем страховку 20% — получаем 48, округляем до 50. Порог готов.
| Позиция | Продаж в день | Срок поставки | Страховка | Порог |
|---|---|---|---|---|
| Картридж 26A | 4 | 10 дней | 20% | 50 |
| Бумага А4 | 12 | 5 дней | 15% | 70 |
| Кабель HDMI 2м | 1 | 14 дней | 30% | 18 |
Точность здесь не аптекарская: скорость продаж можно взять как среднее за последний месяц из отчёта площадки или учётной системы, срок поставки — из истории заказов. Главное — чтобы порог существовал и был записан числом, а не держался в голове. Когда пороги посчитаны, из них почти готов план закупок — об этом подробнее в статье про план закупок по остаткам.
Где хранить порог: колонка в прайсе
Самое практичное место для порога — отдельная колонка «Мин. остаток» рядом с колонкой «Остаток» в том же файле, с которым вы работаете каждую неделю. Тогда контроль сводится к простому сравнению двух чисел в строке.
Как заполнить колонку:
- Вручную для ходовых позиций. Топ-50 товаров стоят того, чтобы посчитать каждый порог индивидуально.
- Группами. Для однородной категории часто достаточно одного значения — например, 20 штук на весь крепёж. В конвертере это делается действием «Константа» на шаге «Колонки»: одно значение проставляется на всю колонку, дальше его можно точечно поправить в Excel.
- Формулой в Excel, если скорость продаж и срок уже лежат в колонках: умножили, добавили страховку, протянули вниз.
Порог пересматривают, когда меняется спрос или условия поставки: сезон взлетел — подняли, поставщик начал возить за три дня вместо десяти — снизили.
Как фильтром найти позиции ниже порога
Задача двух видов: найти строки, где остаток уже ниже порога (для закупки), и — наоборот — убрать такие строки из выгрузки на площадку. Оба раза помогает шаг «Фильтры» в конвертере.
Загрузите прайс на странице очистки. На шаге «Структура» отметьте, с какой строки начинается таблица, на шаге «Колонки» оставьте нужные колонки — «Артикул», «Наименование», «Остаток», «Мин. остаток». На шаге «Фильтры» добавьте условие по остатку: например, «Остаток меньше 50» для группы с типовым порогом 50. Превью сразу покажет, какие позиции попали в список дефицита — это и есть черновик заказа поставщику.
Условий может быть несколько, и складываются они по логике «и» либо «или» — сочетания вроде «остаток ниже порога и поставщик не тот, кому заказывали вчера» разобраны в статье про фильтрацию по нескольким условиям. Если пороги по категориям разные, удобно сделать два-три прохода: сначала выгрузить дефицит по группе с порогом 50, потом — с порогом 20. Настройки сохраняются в шаблоне после регистрации, так что на следующей неделе свежий прайс пройдёт те же фильтры без повторной настройки.
Связка с закупкой и с площадками
Список «ниже порога» работает в две стороны. Первая — закупка: выгрузили дефицитные строки, посчитали, сколько докупить, отправили поставщику. Пока файл в работе, никакой позиции не грозит уйти в ноль незаметно.
Вторая сторона — витрина. Рекламировать и активно продавать товар, которого осталось пять штук при продаже четырёх в день, — прямой путь к отменам. Поэтому в выгрузку на маркетплейс позиции ниже порога лучше не включать вовсе: настройте обратный фильтр «Остаток больше порога» — и в итоговый файл пройдут только те строки, которые вы реально готовы отгрузить. Базовая механика того, как убрать ненужные строки, описана в статье про удаление строк по условию. Порог для витрины при этом можно держать чуть выше закупочного: заказывать начинаем на 50, а рекламу выключаем на 60, чтобы не разгонять спрос на товар, который уже в дефиците.
Частые вопросы
Чем минимальный остаток отличается от страхового запаса?
Страховой запас — подушка на форс-мажор: задержка поставки, всплеск спроса. Минимальный остаток — рабочая отметка «заказывай сейчас». Обычно порог уже включает страховку: скорость продаж, умноженная на срок поставки, плюс 15–30% сверху. В прайсе достаточно одной колонки с готовым числом.
Можно ли сравнить две колонки — остаток и порог — напрямую?
Фильтр сравнивает значение колонки с конкретным числом, а не с другой колонкой. Поэтому для разных порогов делают два-три прохода по группам с типовым порогом. Альтернатива — заранее добавить в Excel колонку «Разница» (остаток минус порог) и фильтровать уже её: «Разница меньше 0».
Как часто пересчитывать порог?
Ориентир — раз в месяц для ходовых позиций и перед каждым сезоном для сезонных. Поводы для внепланового пересчёта: поставщик изменил сроки, спрос заметно вырос или упал, ассортимент пополнился новинками, у которых ещё нет статистики.
Что делать с позициями, у которых остаток уже ноль?
Их фильтр «Остаток меньше порога» тоже поймает — ноль меньше любого порога. Для закупки это правильно, а вот в выгрузке на площадку таких строк быть не должно: добавьте в файл для витрины условие «Остаток больше 0» поверх порогового, и нулевые позиции отсеются гарантированно.