Персональный прайс для крупного клиента: как собрать и не ошибиться

Ключевой клиент подписал годовой договор: минус 4 % к базовому прайсу, только три категории из ваших двадцати, цены с НДС, а в шапке — номер договора и его персональный менеджер. Таких особых клиентов пять, и условия у всех разные. Собирать пять файлов вручную из общего прайса на 3 000 строк — вечер копипасты и постоянный риск отправить клиенту «А» цены клиента «Б». Разберём, как собирать персональные прайсы быстро и безопасно.

Что персонализируется в прайсе для крупного клиента

Персональная версия отличается от базовой по четырём осям, и контролировать нужно все четыре:

• Цены по договору. Чаще всего это коэффициент к базовой цене: «минус 4 %» или «закупка плюс 12 %». Реже — фиксированные цены на ходовые позиции; их удобно держать отдельной колонкой в мастер-прайсе.
• Ассортимент по профилю. Клиент торгует крепежом — ваши электроинструменты в его файле только мешают. Чем точнее прайс попадает в профиль, тем он короче и тем быстрее по нему принимают решение.
• Валюта и НДС. В договоре может быть записано «в рублях, включая НДС 20 %» или «в условных единицах», а базовый прайс живёт в своей логике. Несовпадение здесь — гарантированный вопрос от бухгалтерии клиента.
• Своя шапка. Название компании клиента, номер и дата договора, контакты менеджера. Мелочь, которая превращает «прайс поставщика» в «наш прайс».

Принцип тот же, что у пары «опт и розница»: один источник данных и разные внешние версии. Сама схема подробно разобрана в статье про два прайса из одного мастер-файла.

Сборка из мастер-прайса: четыре шага

Загрузите мастер-прайс в конвертер и настройте персональную версию один раз:

1. «Структура». Укажите, с какой строки начинается таблица, схлопните многострочную шапку: служебные строки выгрузки в файл клиента не попадут.
2. «Колонки». Действие «Умножить» на базовую цену с коэффициентом 0,96 — это и есть скидка 4 % по договору. Следом «Округлить» до рублей, чтобы в прайсе не появилось 1 247,36. Затем добавьте колонки-константы: «Договор № 114 от 01.09.2026» и «Клиент: ООО СтройМонтаж» — одно значение на всю колонку.
3. «Фильтры». Профиль клиента: «категория содержит Крепёж» или несколько условий «или» для его трёх категорий. Из 3 000 строк останутся его 600.
4. «Экспорт». XLSX со значениями, без формул: получатель не увидит ни базовую цену, ни сам коэффициент.

После регистрации вся настройка сохраняется шаблоном «прайс СтройМонтаж». Следующая рассылка выглядит так: свежий мастер-прайс → применить шаблон → скачать. Если из того же файла клиент просит предложение под конкретный объект, логика та же, что у сборки коммерческого предложения из прайса: фильтр под запрос плюс персональная шапка.

Главный риск: чужая цена в чужих руках

Персональная цена — коммерческая тайна пары «вы и клиент». Если один крупный покупатель увидит условия другого, минимальные последствия — неприятный разговор и пересмотр скидки, максимальные — потеря договора. Три привычки против этого:

• Имя файла с кодом клиента и датой. «prajs-stroymontaz-2026-09-21.xlsx», а не «прайс_для_клиента_новый.xlsx». Почта прикрепит то, что вы перетащили, — пусть имя кричит, кому файл предназначен.
• Проверка перед отправкой. Откройте готовый файл: в колонках-константах тот клиент и тот договор? Выборочно сверьте две-три цены с калькулятором: базовая × 0,96. Десять секунд, которые страхуют договор.
• Никаких формул в файле. Формула «=B2*0,96» в ячейке раскрывает и базовую цену, и размер скидки. Экспортируйте XLSX со значениями — а дополнительные приёмы вроде пароля на архив разобраны в статье про защиту прайса от изменений.

Версионирование при пересмотре условий

Условия живут: скидку пересмотрели с 4 % до 5 %, добавили четвёртую категорию, сменился менеджер. Правило одно — не править старый файл поверх, а выпускать новую версию:

• поправьте сохранённый шаблон — коэффициент, фильтр, константы — и соберите файл заново из актуального мастер-прайса;
• дата в имени файла работает номером версии: клиент сразу видит, какой прайс свежий;
• старую версию не удаляйте, а отправляйте в архивную папку: при споре «какая цена действовала в сентябре» архив отвечает за минуту.

Хорошая привычка — фиксировать пересмотр письмом: «с 1 октября действует прайс версии 2026-10-01, прежние версии недействительны». Тогда дата в имени файла становится частью договорной работы, а не вашей внутренней пометкой.

Частые вопросы

Договор в условных единицах, а мастер-прайс в рублях. Как отдать цены в валюте договора?

Добавьте действие «Умножить» на колонку цены с коэффициентом пересчёта по текущему курсу и «Округлить» до сотых. Колонкой-константой укажите валюту и дату курса: «Цены в у. е., курс от 21.09.2026». Перед каждой рассылкой обновляйте коэффициент в шаблоне — это занимает полминуты.

У клиента не скидка, а фиксированные цены на топ-50 позиций. Как это собрать?

Держите в мастер-прайсе отдельную колонку «Цена по договору № 114» и заполняйте её только для этих позиций. В шаблоне клиента берите эту колонку вместо базовой, а базовую удаляйте на шаге «Колонки». Пустые ячейки договорной колонки означают «позиция не для этого клиента» — такие строки отсекает фильтр «цена больше 0».

Как убедиться, что в файл не попали чужие категории или базовые цены?

На каждом шаге конвертер показывает живое превью: после фильтра виден состав категорий, после действий — итоговый набор колонок. Финальная проверка перед отправкой: открыть скачанный XLSX, сверить шапку-константу с клиентом и две-три цены с калькулятором.

Сколько персональных прайсов можно вести одновременно?

Столько, сколько у вас VIP-клиентов: после регистрации каждая настройка сохраняется отдельным шаблоном, и рассылка сводится к «загрузить свежий мастер-прайс → применить шаблоны по очереди → скачать файлы». Лимиты по размеру: до 2 МБ без регистрации, до 5 МБ и 10 000 строк после неё, больше — на платных тарифах от 590 ₽/мес.