Понедельник, девять утра: менеджер по продажам просит прайс для встречи с клиентом — сгруппированный по категориям, с округлёнными ценами и пометками «хит». В обед тот же файл запрашивает бухгалтерия — загрузить в учётную систему. Вы отправляете один документ обоим, а к вечеру получаете два звонка: менеджер не нашёл нужную позицию среди 800 строк плоской таблицы, а система отвергла половину позиций из-за переносов строк в названиях. Это не невезение, а закономерность: прайс для человека и прайс для машины — два разных файла.
Человеку — читаемость, системе — структура
Менеджер работает с прайсом глазами: листает, ищет знакомые названия, сравнивает цены внутри раздела. Ему нужны группировка по категориям, видимые заголовки разделов, «красивые» цены — 9 900 вместо 9 873,40, — примечания «новинка» и «под заказ», понятные наименования без технического мусора.
Система читает файл иначе: построчно, колонка за колонкой, без всякого чувства прекрасного. Ей подавай строгую структуру — шапку ровно одной строкой и одну строку на товар; коды — артикулы и штрихкоды, по которым позиции сопоставляются с уже загруженными; числа числами — 1200, а не «1 200 руб.»; и ничего лишнего: ни итогов, ни пустых разделов, ни комментариев между строк.
Попытка усидеть на двух стульях заканчивается предсказуемо: «красивый» файл ломает импорт, а «правильный» невозможно читать на встрече с клиентом.
| Признак | Прайс для менеджера | Прайс для системы |
|---|---|---|
| Назначение | Читать глазами, продавать | Загружать без ручной правки |
| Структура | Группы, разделы, подзаголовки | Плоская таблица, одна строка — один товар |
| Шапка | Можно в две строки и с оформлением | Строго одна строка заголовков |
| Цены | Округлённые, допустимы валюта и «от» | Только числа, без текста и пробелов |
| Названия | Развёрнутые, с примечаниями | Одна строка, без переносов внутри ячейки |
| Лишние строки | Итоги по разделам — норма | Недопустимы: станут «товарами» в базе |
Мастер-файл: один источник, две версии
Держать два прайса вручную — значит вдвое чаще ошибаться: менеджеру ушла версия недельной давности, а в систему загружена свежая. Правильная схема — один мастер-файл, из которого собираются обе версии.
Мастер — это строгий «машинный» прайс с максимально полным набором колонок: артикул, название, бренд, категория, закупочная цена, розничная цена, остаток. Требования к нему те же, что к любому файлу, который должна принять система, — они подробно разобраны в статье о том, как составить прайс-лист. Обновляете вы всегда только мастер: изменилась закупочная цена — правится одна ячейка в одном файле.
Из мастера собираются две версии: «человеческая» — для менеджеров, клиентов и каталога для партнёров, и «машинная» — для учётной системы, маркетплейса или импорта на сайт. Расхождений между ними нет по построению: источник один.
Собираем обе версии конвертером: два шаблона
Вручную готовить из мастера два файла по 800 позиций — монотонная работа на час с опечатками в ценах. Конвертер прайсов EasyExcel справляется за минуту, а сохранённые шаблоны настроек (доступны после регистрации) сводят обе сборки к одному клику.
Шаблон «для системы»
- «Структура». Указываете, с какой строки начинается таблица; многострочная шапка схлопывается в одну, строки-разделы удаляются.
- «Колонки». Переименовываете колонки в точные названия целевого шаблона, удаляете лишние, переставляете. Действия «Заменить текст» и «Убрать пробелы» превращают «1 200 руб.» в 1200, «Округлить» подтягивает копейки до рублей.
- «Фильтры». Оставляете только позиции с остатком больше нуля и без строк «Итого».
- «Экспорт». На выходе — XLSX со значениями без формул или CSV в UTF-8, как требует принимающая сторона.
Шаблон «для менеджера»
Тот же мастер, но другая логика. На шаге «Колонки» склейкой по шаблону «{Бренд} {Наименование}» собираете понятное название, действием «Умножить» добавляете к закупочной цене наценку (например, ×1,3), «Округлить» до десятков превращает 9 873,40 в красивые 9 870. Константой добавляете колонку раздела — по ней менеджер сгруппирует файл в Excel за пару минут. Готовую основу удобно доработать по шаблону прайса в Excel: фирменная шапка, цвета, группировка.
Типовые ошибки, когда версии путают
- Отдали системе «человеческий» файл с переносами строк. Перенос внутри ячейки разваливает CSV: одна строка прайса превращается в две, и вторая попадает в отчёт об ошибках — или, что хуже, загружается как отдельный товар с пустой ценой.
- Оставили «красивые» цены текстом. «1 200 ₽» или «от 990» для системы — не число: импорт либо откажет, либо запишет ноль.
- Не убрали итоги и заголовки разделов. В базе учётной системы появляются товары «Итого по разделу: 145 позиций».
- И наоборот: отправили менеджеру машинный файл. Плоская таблица на 800 строк без группировки не продаёт: клиент на встрече ждёт, пока менеджер найдёт позицию через поиск.
Частые вопросы
Можно ли сделать один файл «и так, и так»?
Нет, компромисс плох для обеих сторон: группировка и переносы строк ломают импорт, а строгая плоская структура неудобна при чтении. Правильная схема — один мастер-файл и две версии, собранные из него.
Что должно быть в мастер-файле?
Полный набор колонок: артикул, название, бренд, категория, закупочная и розничная цены, остаток. Мастер всегда «машинный»: плоская таблица, числа числами, шапка одной строкой. «Человеческие» украшения добавляются только в версии для менеджеров.
Как часто обновлять обе версии?
При каждом изменении цен или остатков — но править нужно только мастер. Обе версии после этого пересобираются из него за минуту, поэтому расхождений «у менеджера старая цена, в системе новая» не возникает.
Менеджер просит Excel с оформлением и логотипом. Это тоже конвертер?
Нет, конвертер готовит данные: чистые цены, склеенные названия, колонку раздела. Визуальную часть — цвета, шапку компании, группировку — дорабатывают в Excel поверх экспортированного файла. Так оформление никогда не попадёт в версию для системы.