У оптовика пять поставщиков, и каждый присылает прайс на общую рабочую почту: один — по понедельникам, другой — «как обновится», третий — ответом на старую переписку с темой «Re: Re: прайс». В итоге свежий файл лежит между счетом на оплату и рассылкой, прошлую версию находят быстрее новой, а про обновление от четвёртого поставщика вспоминают, когда покупатель заказывает по старой цене. Проблема здесь не в конвертации — она занимает минуты, — а в приёмной системе, которой нет. Соберём её по частям: ящик, правила, имя файла, календарь и, для тех, кто дозрел, полный автомат по API.
Шаг 1. Отдельный ящик для прайсов
Первая ошибка — принимать прайсы туда же, куда падает вся остальная почта. Заведите отдельный адрес вида prajs@вашдомен и раздайте его поставщикам как единственный канал для файлов с ценами. Это даёт три вещи сразу:
- Ничего не тонет. В ящике только прайсы — поиск свежего файла занимает секунды, а не прокрутку ленты за неделю.
- Прозрачная история. Все версии прайсов лежат в одном месте по датам: всегда видно, что пришло и когда.
- Простая делегация. Доступ к ящику — это доступ ко всему потоку прайсов сразу, без «перешли мне то письмо от поставщика».
Если отдельный ящик завести нельзя, минимальный вариант — договориться о метке в теме письма, например «ПРАЙС:», и настроить фильтр на неё. Но отдельный адрес надёжнее: тема зависит от дисциплины поставщика, а адрес — от вас.
Шаг 2. Правила почты по поставщикам
Второй слой системы — автоматическая сортировка внутри ящика. В любом почтовом сервисе (Яндекс 360, Google Workspace, Mail.ru для бизнеса) настройте правила:
- письмо от адреса поставщика А → папка «Поставщик А», метка «ожидает обработки»;
- письмо от поставщика Б → папка «Поставщик Б», та же метка;
- письмо без вложения → отдельная метка «без файла» — такие письма разбираются в первую очередь, потому что вместо прайса там часто ссылка или вопрос.
После обработки письма метка «ожидает обработки» снимается. В любой момент дня вы видите очередь: сколько прайсов пришло и какие ещё не дошли до площадки. Это и есть приёмная система в миниатюре — без неё «обработан/не обработан» существует только в голове.
Шаг 3. Соглашение об имени файла
Имя вложения — мелочь, которая экономит минуты каждый день. Договоритесь с поставщиками о едином шаблоне, например поставщик_дата_прайс.xlsx: vega_2026-10-17_prajs.xlsx. Дата в имени решает сразу две задачи:
- свежесть файла видна до открытия письма — не нужно сравнивать две версии «прайс_новый_финал.xlsx»;
- архив сортируется по имени, и любую прошлую версию находят за секунды.
Не все поставщики согласятся — крупные шлют файлы как умеют. Тогда правило действует в обратную сторону: при сохранении вложения переименовывайте его в свой формат сами. Это пять секунд, которые отменяют вечный вопрос «а это точно свежий?».
Полный набор договорённостей с новым контрагентом — формат файла, состав колонок, частота обновлений, имя файла — удобно оформить один раз по чек-листу из статьи про онбординг нового поставщика.
Шаг 4. Файл из письма — сразу в конвертер по шаблону
Приёмная система заканчивается там, где начинается обработка. Здесь главный принцип: прайс стабильного поставщика не разбирается заново никогда. Один раз настройте в конвертере цепочку — на шаге «Структура» укажите первую строку таблицы и уберите строки-разделы, на шаге «Колонки» переименуйте колонки в термины площадки, добавьте действия вроде «Умножить» для наценки и «Убрать пробелы» для артикула, на «Фильтрах» оставьте условие «остаток больше 0» — и сохраните всё это шаблоном на поставщика.
Дальше каждое письмо проходит короткий маршрут: скачать вложение → загрузить в конвертер → применить шаблон → проверить превью → экспорт в XLSX. Сам разовый цикл с таймингом по минутам разобран в статье от письма поставщика до загрузки на площадку — здесь важно другое: система приёма гарантирует, что этот цикл запускается сразу, с правильным файлом и без поисков по почте.
Шаг 5. Календарь прихода: как не пропустить обновление
Файлы, которые пришли, видно по меткам. А как заметить файл, который НЕ пришёл? Для этого нужен календарь ожиданий. Заведите таблицу или календарь с расписанием каждого поставщика:
| Поставщик | График | Последний прайс | Просрочка |
|---|---|---|---|
| Вега | понедельник | 12.10 | нет |
| Техноимпорт | 1-е число месяца | 01.09 | 17 дней |
| Снабторг | по запросу | 15.10 | — |
Сверка дат занимает две минуты в неделю: если от «Веги» к вечеру понедельника письма нет — вы пишете поставщику сами, а не узнаёте об этом от покупателя через неделю. Просроченное обновление — это скрытые убытки: цены на площадке старые, а закупка у поставщика могла подорожать. Календарь превращает «надеемся, что пришлют» в управляемый график, где просрочка видна в день её возникновения.
Полный автомат: связка по API
Описанная система сокращает ручную работу до минут в день. Но когда поставщиков десяток и прайсы приходят ежедневно, возникает следующий уровень: убрать человека из цепочки совсем. Схема выглядит так:
- скрипт забирает вложения из ящика prajs@ по расписанию (у почтовых сервисов есть API или IMAP);
- файл отправляется в конвертер по API с указанием сохранённого шаблона;
- готовый XLSX уходит на площадку или складывается в папку для загрузки.
API конвертации доступен на платных тарифах (от 590 ₽/мес — детали на странице тарифов). Устройство вызовов, формат запроса и примеры разобраны в статье про API конвертации прайсов. Начинать стоит не с полного конвейера, а с половины: автоматический забор файлов из почты, а загрузку на площадку пока оставить человеку для контрольного взгляда.
Частые вопросы
Поставщик отказывается слать прайс на отдельный ящик. Что делать?
Оставьте его как исключение и настройте правило на его адрес в своей основной почте: письма от него пересылаются или копируются в папку прайсов. Система приёма строится на вашей стороне и не должна зависеть от согласия каждого контрагента.
Сколько поставщиков выдержит такая система без API?
При сохранённых шаблонах обработка одного прайса занимает около пяти минут. Пять-десять поставщиков с еженедельными обновлениями — это полчаса-час в неделю, что вполне подъёмно вручную. К API имеет смысл переходить, когда прайсы приходят ежедневно от нескольких поставщиков и ручная обработка съедает больше часа в день.
Что делать, если поставщик прислал прайс с изменённой структурой?
Конвертер покажет это на превью сразу: колонки «поедут» или таблица начнётся не с той строки. Откройте сохранённый шаблон, поправьте настройку под новую структуру один раз — и сохраните. Если поставщик меняет формат регулярно, зафиксируйте с ним договорённость о стабильном составе колонок — это сэкономит обеим сторонам время на согласованиях.
Где хранить архив старых прайсов?
Прямо в ящике prajs@: письма с вложениями уже отсортированы по поставщикам и датам. Если объёмы большие, раз в квартал выгружайте вложения в облачную папку по годам. Учтите, что файл, загруженный в конвертер, хранится на сервере не дольше часа и удаляется автоматически, — архив ведите у себя, а не в сервисе.